Na cadeia de suprimentos, as entregas no prazo e completas são um dos principais objetivos da gestão logística. Tanto é que existe um indicador específico para isso: o OTIF.
No artigo de hoje, vamos mostrar o passo a passo para calcular o OTIF, como ele é utilizado e os benefícios de adotar este indicador. Além disso, vamos dar algumas dicas para implementá-lo com eficiência em sua gestão.
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O que é OTIF? Para que serve?
OTIF é a sigla para “On Time In Full” ou “No Prazo e Completo”, em tradução livre para o português. De fato, é um indicador de desempenho utilizado na logística e na cadeia de suprimentos para medir a eficiência e a eficácia na entrega de produtos.
Com este indicador é possível avaliar a capacidade de uma empresa de entregar o pedido correto, na quantidade exata, ao cliente certo, no lugar certo e no momento certo. De maneira simplificada, o indicador OTIF mede a porcentagem de entregas feitas sem atrasos ou problemas, refletindo diretamente no nível de satisfação do cliente.
Além disso, ao monitorar e agir para melhorar as entregas no prazo e completas, as empresas podem otimizar suas atividades logísticas e reduzir custos operacionais, ao mesmo tempo em que podem identificar áreas para melhoria contínua.
Indicador OTIF na cadeia de suprimentos
O indicador de performance OTIF pode ser aplicado em diferentes segmentos da cadeia produtiva, permitindo monitorar e melhorar a eficiência operacional, da seguinte forma:
OTIF de Fornecedores: avalia a pontualidade e a completude nas entregas de matérias-primas e insumos realizadas pelos fornecedores.
OTIF de Suprimentos: mede a eficácia da logística interna no manejo de matérias-primas, envolvendo processos como requisições de material ou entregas agendadas.
OTIF de Produção: avalia o desempenho das diferentes fases do processo produtivo da empresa.
OTIF de Vendas: refere-se à eficiência com que o setor de vendas encaminha os pedidos para o planejamento e programação da produção.
OTIF de Entrega: avalia a eficiência na entrega final dos produtos aos clientes, incluindo a avaliação da qualidade dos serviços de transporte utilizados.
OTIF de Logística: foca diretamente na entrega ao consumidor final e na sua satisfação, envolvendo a avaliação do desempenho da logística interna de produtos acabados, desde a saída da produção até o armazenamento e distribuição.
Vantagens de Utilizar o Indicador OTIF
As vantagens em usar o indicador de performance On time In full são inúmeras para as empresas, principalmente por ser uma métrica que oferece aos gestores:
1.º – Melhoria da satisfação do cliente ao garantir que os pedidos cheguem na hora certa e completos, com isso elevando a confiança do cliente na empresa;
2.º – Ao otimizar entregas para cumprir com os padrões OTIF, as empresas podem reduzir custos associados a entregas atrasadas, como despesas de transporte expresso e custos de armazenamento;
3.º – Ao focar na melhoria do OTIF, as empresas conseguem otimizar seus processos logísticos, desde o planejamento até a execução da entrega.
4.º – Melhora a colaboração entre parceiros da cadeia de suprimentos ao indicar os possíveis gargalos da cadeia produtiva, como fornecedores, fabricantes, distribuidores e varejistas.
Qual é a diferença entre OTIF e OTD e OCT?
OTIF, OTD e OCT são indicadores de performance de grande importância para as atividades logísticas, que muitas vezes acabam sendo confundidos. Visto que são métricas usadas para medir a eficiência e eficácia da cadeia de suprimentos.
Nesse sentido, cada uma dessas métricas foca em um aspecto diferente do processo de entrega de produtos. Por isso, veja a seguir uma breve explicação de cada um deles:
| OTIF – On-Time In-Full ou Na Hora e Completo | OTD – On-Time Delivery ou Entrega no Prazo | OCT – Order Cycle Time ou Tempo de Ciclo de Pedido | |
| Definição | Avalia a capacidade de entregar o pedido exato, na quantidade solicitada, ao cliente correto, no local correto e no tempo acordado. | Mede a porcentagem de entregas realizadas dentro do prazo estabelecido, independentemente de estarem completas ou não. | Mede o tempo total necessário desde o momento em que o pedido é feito pelo cliente até o momento em que o pedido é entregue e recebido. |
| Foco | Não apenas na pontualidade da entrega, mas também na precisão e integridade do pedido. Uma pontuação alta de OTIF indica altos níveis de satisfação do cliente, pois os pedidos são recebidos completos e no tempo esperado. | Concentra-se estritamente na pontualidade da entrega. É um indicador direto de quão bem uma empresa ou fornecedor está gerenciando suas promessas de entrega, mas não necessariamente reflete se o pedido foi entregue na quantidade correta ou na especificação completa. | No processo como um todo, desde o início até a conclusão. Ele avalia a eficiência da cadeia de suprimentos em processar pedidos. Um ciclo de pedido curto pode indicar uma cadeia de suprimentos ágil e responsiva. |
| Comparação | |||
| OTIF vs. OTD | Enquanto o OTIF avalia tanto a pontualidade quanto a integridade do pedido, o OTD foca apenas na pontualidade. O OTIF é uma métrica mais abrangente, oferecendo uma visão mais completa da experiência do cliente. | ||
| OTIF/OCT vs. OTD | Tanto o OTIF quanto o OCT oferecem uma perspectiva mais holística sobre o processo de entrega e satisfação do cliente em comparação ao OTD. O OCT, especificamente, proporciona uma visão do tempo total de processamento, enquanto o OTIF enfatiza a entrega completa e pontual. | ||
| OCT | O OCT é distinto por medir a duração do processo de pedido como um todo, fornecendo insights sobre a eficiência operacional, ao contrário do OTIF e OTD, que se concentram mais diretamente nas condições de entrega. | ||
Como Calcular o OTIF?
O cálculo do OTIF envolve dois componentes principais:
- Pontualidade da entrega (On-Time);
- Completude do pedido (In-Full).
Veja o passo a passo a seguir de como fazer esse cálculo:
Passos para Calcular o OTIF:
1.º – Calcular On-Time (Pontualidade): determine a porcentagem de pedidos entregues dentro do prazo acordado. Isso é feito dividindo o número de pedidos entregues no prazo pelo número total de pedidos, e então multiplicando por 100 para obter uma porcentagem.
On-Time = (Número de Pedidos Entregues no Prazo / Número Total de Pedidos ) x 100
2.º – Calcular In-Full (Completude): calcule a porcentagem de pedidos entregues completos, ou seja, sem faltar nenhum item. Isso é calculado dividindo o número de pedidos entregues completos pelo número total de pedidos, multiplicando o resultado por 100 para obter uma porcentagem.
In-Full = Número de Pedidos Entregues Completos / Número Total de Pedidos) x 100
3.º – Calcular OTIF: multiplique as porcentagens de On-Time e In-Full para obter o OTIF geral.
OTIF = (On-Time × In-Full) ÷ 100
Exemplo de Cálculo do OTIF:
Suponha que uma empresa tenha realizado 100 pedidos no último mês.
- 95 desses pedidos foram entregues no prazo estabelecido.
- 97 desses pedidos foram entregues completos, sem faltar nenhum item.
- a) Calcular On-Time:
On-Time = (95/100) × 100 = 95%
- b) Calcular In-Full:
In-Full = (97/100) × 100 = 97%
- c) Calcular OTIF Geral:
OTIF = (95% × 97%) ÷ 100 = 92.15%
Portanto, o indicador geral da empresa para o mês em questão seria de 92.15%, indicando um alto nível de eficiência na entrega dos pedidos tanto no prazo quanto completos.
Como analisar os resultados do cálculo de entregas completas e no prazo?
Sem dúvida, uma análise do resultado do cálculo de entregas completas e no prazo é essencial para entender a eficiência da sua cadeia de suprimentos e identificar áreas para melhoria. Nesse sentido, é importante ter em vista os seguintes parâmetros de análise:
Alto OTIF (próximo a 100%): um valor alto de OTIF indica que a empresa está entregando a maioria dos pedidos no tempo acordado e com a quantidade completa. Desse modo, pode ser interpretado como eficiência na cadeia de suprimentos, boa gestão de estoque e satisfação do cliente.
OTIF Baixo (significativamente menor que 100%): um valor baixo de OTIF revela problemas na cadeia de suprimentos, como atrasos na entrega, problemas de qualidade, falta de estoque ou ineficiências na produção. De fato, é um sinal de alerta para investigar as causas-raízes e implementar correções.
Análise separada do OTIF: se o OTIF geral não atinge as metas, é preciso fazer uma análise dos aspectos On-Time e In-Full. Visto que permite entender se os problemas estão relacionados mais com atrasos na entrega ou com a completude dos pedidos.
Principalmente porque cada um dos aspectos pode ter causas diferentes e, por isso, requer ações específicas de melhoria também diferenciadas.
Tendências e Padrões: observar as tendências do OTIF ao longo do tempo, considerando as melhorias implementadas ajuda a diagnosticar mudanças significativas na operação ou no mercado.
Além disso, padrões como problemas recorrentes em determinadas épocas do ano ou com certos produtos ou fornecedores podem direcionar o foco dos esforços de melhoria de forma mais assertiva.
Comparar com Benchmarks do setor: comparar seu OTIF com padrões do setor ou benchmarks pode oferecer uma perspectiva sobre como sua empresa está se saindo em relação à concorrência. Se o seu OTIF estiver abaixo da média do setor, isso pode indicar uma desvantagem competitiva.
Impacto das avarias durante o transporte na taxa OTIF de entrega.
As avarias nas mercadorias durante o transporte têm um impacto direto no indicador OTIF (On Time In Full), afetando tanto o componente “In Full” quanto o “On Time”.
Impacto no indicador “In Full”
As avarias durante o transporte resultam em mercadorias danificadas, parcialmente perdidas ou em condições inadequadas para uso ou venda. Se isso ocorrer, não serão entregues e podem necessitar de substituições ou reparos. Além de atrasar o processo de disponibilidade para o cliente, implicará em custos extras.
Impacto no “On Time”
Do mesmo modo que podem causar atrasos na entrega das mercadorias, as avarias podem custar uma nova remessa para substituir os produtos danificados. Elas aumentam o tempo do ciclo de entrega, impactam a pontualidade da entrega e a completude da entrega.
Além dos impactos diretos no indicador OTIF, danos durante o transporte podem causar custos adicionais, como custos de reposição, custos de retrabalho, custos de devolução e custos de reparo.
Danos visíveis nas mercadorias podem afetar a percepção da qualidade da empresa por parte dos clientes e prejudicar a reputação da marca.
Segurança no trabalho é importante para melhorar OTIF na logística?
Os acidentes durante as movimentações de carga, como colisões, atropelamento de pedestres, tombamentos de empilhadeiras ou incidentes de transporte, também têm um impacto significativo no indicador OTIF.
Se um acidente impede a movimentação ou o transporte das mercadorias, isso, além de trazer consequências para a segurança do trabalho, resulta em atrasos na entrega para os clientes.
A necessidade de lidar com os procedimentos pós-acidente, como remoção de obstáculos, avaliação de danos e investigação, pode consumir tempo valioso e causar interrupções na cadeia de suprimentos, afetando a pontualidade das entregas.
Outro fator é que os acidentes durante as movimentações de carga podem resultar em danos ou perdas de mercadorias.
Implementação do OTIF para uma Operação Logística eficiente
Sem dúvida, para implementar o indicador OTIF visando a eficiência das operações logísticas é importante seguir várias estratégias operacionais. Veja a seguir um passo a passo:
- Definição de Metas e Objetivos tendo em vista as operações “On-Time” e “In-Full”, estabelecendo padrões claros e mensuráveis. Em seguida, determine as taxas de OTIF que você deseja alcançar em diferentes intervalos de tempo.
- Avaliação da Situação Atual da Cadeia de Suprimentos com um diagnóstico completo para identificar gargalos, ineficiências e áreas de risco que podem afetar seu indicador. Por isso, reúna dados históricos sobre desempenho de entregas, problemas recorrentes, feedback de clientes e fornecedores.
- Desenvolvimento de Planos de Ação, de forma detalhada para abordar as áreas que precisam de melhoria, como aquisição de matérias-primas, produção, armazenamento e transporte.
Sendo importante identificar as tecnologias e ferramentas que otimizam o desempenho, como sistemas de gerenciamento de transporte (TMS) e sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP).
- Promova a otimização da Cadeia de Suprimentos com a melhoria dos processos, focando nos processos de suprimentos, produção, movimentação de cargas, embalagem e entrega para reduzir atrasos e erros. Além disso, adote práticas de gestão de estoque eficientes para garantir a disponibilidade de produtos sem manter altos níveis de estocagem.
- Colaboração com Parceiros fazendo uma escolha de fornecedores confiáveis, além de realizar avaliações regulares para garantir que eles possam atender aos padrões. Como também é importante estabelecer relações fortes com empresas que ofereçam soluções flexíveis e confiáveis.
- Implementação de sistemas para melhorar a visibilidade e o rastreamento das entregas, permitindo a identificação precoce de potenciais atrasos. Nesse sentido, é importante contar com a análise de dados para monitorar o desempenho e identificar tendências ou problemas recorrentes.
- Treinamento e Desenvolvimento da equipe é essencial, por isso, é importante fornecer treinamento contínuo sobre a importância do OTIF e como suas ações influenciam no desempenho geral. Além disso, promover uma cultura organizacional que valorize a melhoria contínua e a inovação é um fator de sucesso.
- Monitoramento e Avaliação Contínua com os KPIs adotados como indicadores de desempenho das atividades logísticas, buscando monitorar o progresso em direção aos objetivos do OTIF.
É importante dar atenção aos feedbacks de clientes e parceiros para identificar e realizar os ajustes necessários, bem como as ações corretivas e melhoria contínua.
Portanto, a implementação bem-sucedida do OTIF exige comprometimento organizacional, planejamento cuidadoso e uma abordagem proativa para solucionar problemas.
Conclusão
A implementação eficaz do indicador OTIF na gestão logística não é apenas um objetivo desejável, mas uma necessidade estratégica para empresas que buscam excelência operacional e satisfação do cliente.
Assim, alcançar um alto desempenho neste indicador passa pela definição de metas claras, avaliação da situação atual, otimização da cadeia de suprimentos, até o compromisso com a melhoria contínua e a colaboração estratégica com parceiros.
O foco contínuo na análise de desempenho, no feedback dos clientes e na busca por eficiências operacionais guiará as empresas para um ciclo de melhoria, garantindo não apenas a conformidade com os padrões para ter entregas completas e no prazo, mas também a construção de uma cadeia de valor robusta e resiliente.
Portanto, investir na otimização de indicadores de desempenho não é apenas uma questão de cumprir metas operacionais; é uma estratégia para garantir a satisfação do cliente, a sustentabilidade e o crescimento a longo prazo.
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